لیست هزینه‌های همایش
یک همایش هزینه‌های ریز و درشت زیادی دارد که آن‌ها را باید به صورت کامل استخراج کرد تا به تعیین بودجه همایش رسید. کافی است تعدادی از هزینه‌های همایش از زیر دست شما در برود تا در تامین بودجه دچار مشکل شوید؛ همچنین علاوه بر دانستن این موارد، باید در برآورد هزینه هرکدام از قسمت‌های همایش، دقیق و به‌روز باشید، زیرا قیمت‌ها به سرعت تغییر می‌کند و افزایش می‌یابد و ذره‌ای سستی شما می‌تواند برایتان گران تمام شود.
در این مطلب سعی شده تمام هزینه‌هایی که برای برگزاری یک همایش عالی نیاز دارید، لیست کنیم تا چیزی از زیر دستتان در نرود. پس همراه ما باشید. همچنین شما اگر قصد اجرای همایش به طور کامل را دارد می‌توایند مطلب کامل ما در مورد چک لیست اجرای همایش را بخوایند.
هزینه اجاره سالن و یا محل برگزاری همایش
یکی از مهم‌ترین هزینه‌هایی که برگزاری یک همایش دارد، هزینه اجاره سالن همایش است. در این زمینه سعی کنید با استفاده از تکنیک‌های مذاکره تخفیف بگیرید و بعد از پرداخت مبلغی به عنوان بیعانه حتما رسید بگیرید تا صاحب سالن دبه نکند. همچنین در مورد جای پارک در پارکینگ، جایگاه VIP و پذیرایی آن و امکانات سالن به صورت صریح صحبت کنید و از کیفیت سالن مطمئن شوید.
هزینه دستمزد سخنرانان همایش
در مورد دستمزد از همان روز اول با سخنرانان به توافق برسید و اگر امکانش بود قراردادی را امضا کنید. همچنین سعی کنید از ظرفیت سخنرانان استفاده کنید و از طریق شبکه‌های اجتماعی آنان، شرکت‌کنندگان برای همایش خود جذب کنید.
هزینه مجری همایش
با یک مجری توانمند مرتبط با همایش خود ارتباط بگیرید و برای اجرا در همایشتان به توافق برسید. همچنین در مذاکرات در مورد مدت زمان همایش و مهمانان و سخنرانان آن با مجری به توافق برسید.
هزینه مهمانان VIP
ممکن است برای همایش خود از مهمانانی دعوت کنید که به قدری مهم هستند نیاز باشد به عنوان هدیه مبلغی را به آن‌ها بدهید. از آن جا که معمولا سر افراد مشهور شلوغ است، حتما از چند هفته قبل برای هماهنگی و پرس‌وجو در مورد هدیه با آن‌ها ارتباط برقرار کنید.
هزینه پذیرایی همایش
همایش شما می‌تواند شامل ناهار یا شام باشد یا نباشد؛ در هر صورت احتمالا پک پذیرایی همایش را دارا باشد. برای پک پذیرایی همایش باید براورد درستی از قیمت‌ها داشته باشید، برای به دست آوردن قیمت روز پک پذیرایی همایش روی پک همایش بزنید و قیمت انواع بسته پذیرایی همایش را ببینید.
هزینه تجهیزات صوتی و تصویری
احتمالا برای همایش خود نیازمند خرید و یا اجاره تجهیزات نور و صدا برای بالا بردن کیفیت هستید. سعی کنید با یک متخصص و یا صاحب سالنی که اجاره کردید صحبت کنید و حجم نور و صدایی که سالن نیاز دارد را استخراج کنید و با استعلام قیمت کنید.
هزینه دستمزد استندآپ کمدین یا کنسرت
شما می‌توانید انواع کنسرت و استندآپ کمدی و یا حتی مراسم مذهبی حین برنامه‌های اصلی همایش خود داشته باشید. اگر چنین برنامه‌ای دارید سعی کنید تمام هزینه‌های آن را به طور تمام و کمال محاسبه کنید تا به مشکل نخورید.
هزینه هدایا و لوح تقدیر
احتمالا در همایش خود هدایا و لوح‌های تقدیری به تعدادی و یا همه شرکت‌کنندگان خود اهدا خواهید کرد. جدا از برنامه‌ریزی برای چگونگی این هدایا، حتما هزینه آن را به دقت براورد کنید و از فروشگاه‌هایی که قرار است آن را تامین کنید، پرس‌وجو کنید.
هزینه‌های مربوط به تیم اجرایی
تیم اجرایی از افراد برگزارکننده تا فروشنده‌های بلیط همایش و تا نیروهایی که امنیت همایش را بر عهده دارند، شامل می‌شوند. حتما دستمزد این افراد را حساب کنید و با آن‌ها قبل از شروع همایش در مورد دستمزدشان به توافق برسید و وظایف هرکسی را مشخص کنید.
هزینه تجهیزات همایش
در سالن همایش تجهیزاتی مانند انواع استند، میز و صندلی در محیط باز و … مورد نیاز است. یک بار به طور کامل مانوری انجام دهید و با تیم اجرایی تمام مراحل همایش را مرور کنید و تمام این مدل نیازمندی‌ها را استخراج کنید. همچنین برای حمل و نقل این تجهیزات از مراکز اجاره نیز هزینه‌ها را در نظر بگیرید.
هزینه رفت‌وآمد برگزارکنندگان و مهمانان و سخنرانان همایش
برخی از افراد سرویس ایاب و ذهاب برای شرکت‌کنندگان و مهمانان و … در نظر می‌گیرند؛ اگر شما از این مدل افراد هستید، حتما هزینه آن را محاسبه کنید. همچنین می‌توانید برای مهمانان ویژه خود اسنپ بگیرید و اگر این کار را می‌کنید حتما سعی کنید با دقت بالا هزینه آن را برآورد کنید.
هزینه دکور همایش
ممکن است با توجه به مدل همایش خود، تزئینات و دکورهایی را در نظر بگیرید. حتما هزینه‌های تیم طراحی، تیم اجرا و خرید ملزومات دکور را در نظر بگیرید و همچنین قبل از اجرای همایش از تیم طراح بخواهید در محیط شبیه‌سازی حداقل به شکل حدودی به شما نشان دهد دکور چه شکلی خواهد بود.
هزینه بازاریابی و تبلیغات همایش
احتمالا با توجه به شرکت‌کنندگان همایش خود از چندین کانال بازاریابی و تبلیغاتی برای جذب آنان استفاده کنید؛ حتما این کانال‌های بازاریابی را استخراج کنید و هزینه استفاده از هر کدام را برآورد کنید. هزینه‌های تبیلغاتی از آن هزینه‌های خطرناکی است که اگر از روی اصول انجام نشود به سرعت حسابش از دستتان در می‌رود.
هزینه اینترنت شرکت‌کنندگان
از آن جا که اینترنت یک ضرورت است و اهمیت این شبکه در همایش‌های تخصصی بسیار بیشتر است، حتما اینترنت پرسرعت و امنی را برای شرکت‌کنندگان تهیه کنید. حتما چندین روز قبل از همایش به سالن سر بزنید و تست بکنید چه سرویسی در آن محل بهترین خدمات اینترنتی را دراست. همچنین یا خودتان تهیه کنید و یا از مکان برگزاری همایش بخواهید مودم و تجهیزات قدرتمند شبکه در اختیارتان بگذارند.
هزینه‌های مرتبط با بنر و تراکت و چاپ و …
احتمالا نیازمند چندین بنر و تراکت چاپی و … هستید. تمام هزینه‌های پرینت و طراحی و تولید محتوای این موارد را در محاسبه هزینه‌هایتان لحاظ کنید.
هزینه شرکت‌های همکار
ممکن است که به دلیل بزرگ بودن حجم همایش از مشاورین و شرکت‌هایی جهت همکاری در برگزاری همایش کمک بگیرید. حتما ابتدا این شرکای کلیدی خود را تعیین کنید و سپس در مورد دستمز مورد نظرشان مذاکره کنید و آن هزینه را لحاظ کنید.
هزینه‌های رپورتاژ رسانه‌های خبری همایش
احتمالا از اهالی رسانه و خبرنگاران برای پوشش همایش خود دعوت کنید؛ در بسیاری از موارد نیاز است برای این رپورتاژ مبلغی را به آن خبرنگار و یا خبرگزاری بدهید. حتما قبل از اجرای همایش با انواع خبرگزاری‌ها در این باره مذاکره کنید و انواع هزینه‌های آن را در لیست هزینه‌های همایش لحاظ کنید.
هزینه‌هایی که از زیر دستتان در می‌رود
هرچقدر هم دقت به خرج دهید و سنجیده به جلو حرکت کنید، باز هم هزینه‌هایی به وجود می‌آیند که ناگهانی هستند و یا از زیر دستتان دررفته است. به همین دییل توصیه می‌کنیم ۱۰ درصد هزینه‌هایی که تا الان ذکر کردیم را برای هزینه‌های غیرقابل پیشبینی در نظر بگیرید تا به مشکل نخورید.
امیدواریم با محاسبه دقیق هزینه‌های همایش خود و اجرای موبه‌مو برنامه‌های خود، یک همایش به‌یادماندنی را برگزار کنید.
