چک لیست اجرای همایش
برگزاری همایش روی کاغذ راحت و در عمل سخت‌تر از هفت‌خوان رستم است؛ مخصوصا در کشوری که بسیاری از کارها با تاخیر انجام می‌شود و عدم قطعیت بسیار بالاست. در سوی دیگر یک همایش هرچقدر هم که ساده باشد، نیاز به انجام کارهای زیادی دارد که فراموش کردن حتی یکی از آن‌ها می‌تواند به قیمت از بین رفتن آبرو و اعتبار شما تمام شود؛ به همین دلیل در این مطلب مهمانو کامل‌ترین لیست انجام کارهای یک همایش استاندارد را آوردیم. برای همین ادامه این مطلب را چندین بار بخوانید و توصیه اکید می‌کنیم کاغذ و قلم برای یادداشت نکات این مطلب همراه خود داشته باشید.
از کجا شروع کنیم؟
آنقدر کار روی هم ریخته که واقعا تشخیص آن که از کجا شروع کنیم سخت شده است! اما نگران نباشید ما این جا با سابقه طولانی برگزاری همایش می‌گوییم باید از کجا شروع کنید:
۱-تعیین محل برگزاری همایش
ابتدا به این سوال باید پاسخ چند مهمان دارید؟ چقدر بودجه برای اجاره مکان همایش در نظر گرفتید؟ جواب به این دو سوال تا حدود خوبی می‌تواند چراغ راه انتخاب محل برگزاری باشد. پس از مشخص شدن جواب این سوالات باید تمام گزینه‌های روی میز را لیست و بررسی کنید که بیشتر شرکت‌کنندگان به کدام محل دسترسی راحت‌تری دارند؟ کدام سالن جای پارک راحت‌تر و بیشتری دارد؟ حتی می‌توانید در قالب پرسشنامه‌ای در اینستاگرام و یا پلتفرم دیگری لیست چند مکان را مشخص کنید و نظرسنجی کنید در کدام مکان برگزار شود.
۲-تعیین ساعت و روز برگزاری همایش
این مورد را هم می‌توانید در قالب نظرسنجی و یا پرسش تلفنی از شرکت‌کنندگان مراسم بپرسید. سعی کنید همایش را در روزهای تعطیل و یا نزدیک به تعطیل بگذارید تا شرکت‌کنندگان بتوانند راحت‌تر شرکت کنند. همچنین نگاهی به تقویم بیاندازید تا روز برگزاری همایش شهادت و یا مراسم دیگری که مناسب همایش نیست، نباشد. همچنین سخنرانان و ارائه‌دهندگان همایشتان باید با ساعت و روز مدنظر شما موافق باشند.
۳-تعیین سخنرانان و ارائه‌دهندگان همایش
سخنرانان و ارائه‌دهندگان همایش خود را مشخص کنید و هماهنگی‌های لازم را برای روز همایش انجام دهید. همچنین پسندیده است که برای دوستان و آشنایان و دنبال‌کنندگان هر سخنران تخفیفی ویژه برای شرکت در همایش در نظر بگیرید. این گونه می‌توانید به صورت رایگان همایش خود را از طریق شبکههای اجتماعی سخنرانان تبلیغ کنید.
نکته دیگری که باید مدنظر داشته باشید آن است که سعی کنید سخنرانانی دعوت کنید که مباحث متفاوتی را ارائه دهند و این گونه همایش خود را به گونه‌ای طراحی کنید که اکثر سلایق را شامل شود.
۴-گرفتن انواع مجوز برای برگزاری همایش
برای گرفتن مجوز هرچه سریعتر اقدام کنید بهتر است، زیرا زمان صادر شدن مجوز در دستان شما نیست و ممکن است بیشتر از حد معمول طول بکشد و برگزاری همایش شما را دچار مشکل کند. همچنین برای استفاده از سالن نیز ممکن است نیاز به گرفتن مجوز داشته باشید. علاوه بر این، اگر قصد برگزاری کنسرت و اجرای استندآپ کمدی و … دارید نیاز به پیگیری‌ها و گرفتن مجوزهای دیگری نیز احتمالا دارد.
۵-آماده سازی فایل ارائه و چک کردن محتوای آن
توصیه می‌کنیم اسلایدهای ارائه را از سخنرانان خود بگیرید و هم محتوای آن را کنترل کنید تا از نظر علمی و املایی و نگارشی و شئونات اخلاقی و اجتماعی مشکلی نداشته باشد و هم یک قالب خاص با هویت بصری همایش خود برای اسلایدها قرار دهید تا هم نشانی از شما داشته باشد و هم با بقیه فایل‌های ارائه یکسان باشد و دارای یک استاندارد باشند. سعی کنید یک هفته قبل از آغاز همایش فایل‌های طراحی کرده را در اختیار سخنرانان قرار دهید و با بحث و رای‌زنی ویرایش نهایی آن را انجام دهید.
۶-تعیین مدل پذیرایی همایش
تعارف را کنار بگذاریم، ایرانی‌ها عاشق همایشی هستند که در آن ناهار و یا شام سرو می‌شود. بنابراین اگر از نظر هزینه‌ای و امکانات برای شما مقدور است، این گزینه جذاب را گوشه ذهن خود داشته باشید؛ چون این گزینه می‌تواند سالن همایش شما را پر کند.
حتما ناهار و یا شام همایش نباید غذای پر زرق و برق باشد و می‌تواند یک ساندویچ جمع‌وجور و خوشمزه باشد. اگر در تهران و یا کرج هستید، ساندویچ های همایش مهمانو را به شما توصیه می‌کنیم. برای خرید روی ساندویچ آماده مهمانو کلیک نمایید.
جدا از ناهار و شام که دلبخواهی است، پک پذیرایی همایش یک مورد الزامی محسوب می‌شود. انواع کیک و شیرینی و آبمیوه و چای و نسکافه و میوه و … می‌تواند در پک پذیرایی شما قرار بگیرد. به شما توصیه می‌کنیم اگر به دنبال راحت کردن کار و بالا بردن کیفیت پذیرایی هستید حتما نگاهی به پک پذیرایی همایش مهمانو بندازید.
۷-تعیین روش‌های فروش بلیط
حتی اگر همایش شما رایگان است، ارائه بلیط برای ورود به همایش را حتما در مراحل کار خود قرار دهید، زیرا شما به عنوان برگزارکننده همایش باید تعداد شرکت‌کنندگان را بدانید تا در براورد تعداد جا برای نشستن و تعداد پک پذیرایی خود و … دچار مشکل نشوید. شما هم می‌توانید به صورت دستی بلیط بفروشید و یا بدهید و یا از پلتفرمی استفاده کنید. سایت ایوند، سرویسی است که امکان فروش و یا ارائه بلیط و کد تخفیف را فراهم کرده است. همچنین این سرویس امکان ارائه آنلاین همایش شما را فراهم می‌کند.
همانطور که گفتیم کدهای تخفیفی برای افراد نزدیک به کسب‌وکار خود و یا سخنرانان ارائه دهید تا هم تبلیغ شما شود و هم دوستانتان را دلگرم کند.
۸-تعیین مهمانان VIP همایش
معمولا ردیف اول و حتی دوم سالن همایش به مهمانان اختصاصی همایش تعلق دارد. از مهمانان ویژه همایش خود معمولا نباید مبلغی برای ورود بگیرید و هنگام پذیرایی نیز، میز اختصاصی و باکیفیت‌تری برای آنان در نظر بگیرید. معمولا سالن‌های همایش مکان اختصاصی برای مهمانان ویژه در نظر می‌گیرد که هم می‌توانند پذیرایی شوند، استراحت کنند و با هم گپ بزنند. سعی کنید از افراد تاثیرگذار و محبوب و پردنبال‌کننده صنعت خود استفاده کنید تا هم بتوانند انگیزه‌ای برای شرکت در همایش سایرین باشند.
۹-جستجو برای پیدا کردن اسپانسر برای همایش
هزینه‌های برگزاری یک همایش بسیار سنگین است. اگر بخواهید تامین مالی تمام خرج‌های یک همایش را بر دوش شرکت‌کنندگان بندازید، ممکن است قیمت بلیط بسیار گران شود و برای هرکس امکان شرکت در همایش وجود نداشته باشد. از سوی دیگر ممکن است شما توقع درامدزایی از همایش را نیز داشته باشید و یکی از روش‌های جذاب، جذب اسپانسر است. سعی کنید به شرکت‌هایی درخواست حمایت مالی داشته باشید که اولا وضع مالی خوبی داشته باشند و ثانیا مربوط به صنعت خودتان باشد.
همچنین برای اسپانسرهای خود روش‌های خلاقانه تبلیغ اسپانسر حین اجرای همایش را ارائه دهید تا حمایت مالی برایشان جذاب باشد. برای جذب اسپانسر به تمام شرکت‌های حوزه خود و حتی بیرون از حوزه خود پیشنهاد دهید و سعی کنید با مزایده بیشترین مبلغ ممکن برای تامین مالی را دریافت کنید.
۱۰-تعیین کانال‌های بازاریابی برای همایش
تمام تخم‌مرغ‌های خود را در یک سبد نچینید. تمام راه‌هایی که فکر می‌کنید صدا و پیام شما را به مخاطبان و بازار هدف همایشتان می‌رساند را امتحان کنید و سعی کنید با ارائه آفر و تخفیف‌های خوبی شرکت‌کنندگان زیادی را جذب کنید.
به لیست مشتریان خود، پیامک بزنید؛ به لیست ایمیلتان ایمیل کنید؛ تبلیغات همایش خود را در مجله تخصصی صنعت خود چاپ کنید؛ در نمایشگاه مرتبط با صنعت خود تراکت تبلیغ همایش پخش کنید، در اینستاگرام خودتان و همکارانتان تبلیغ کنید؛ در نوار بالایی سایت خود همایش خود را معرفی کنید و از تمام ظرفیت‌های بزرگان صنعت خود برای تبلیغ همایش استفاده کنید.
۱۱-دعوت از اهالی رسانه برای پوشش همایش
هرگز از رسانه غافل نشوید! از روزنامه‌نگاران و خبرنگاران دعوت کنید تا همایش شما را پوشش دهند، برای آن‌ها مکانی را در نظر بگیرید و رفاه آن‌ها را فراهم کنید. کل هدف همایش این است که سر و صدا کند و هیچکس به اندازه اهالی رسانه نمی‌توانند به رساندن صدای شما به مردم کمک کنند.
۱۲-تعیین مجری همایش
برگزارکننده همایش باید فن بیانی شیوا و ظاهری آراسته داشته باشد و همچنین مناسب مخاطبانتان باشد. با مجری مناسب هماهنگ کنید و قرارداد بنویسید. اگر برنامه همایش بسیار سنگین است، می‌توانید از زوج مجری استفاده کنید که کامل‌کننده یکدیگر باشند.
۱۳-برگزاری کنسرت و استندآپ کمدی
شما می‌توانید برای جذاب کردن همایش و بلیط‌فروشی بهتر از خواننده و یا کمدین معروف استفاده کنید تا در خلال برنامه‌های اصلی همایش اجرا داشته باشند و در تبلیغات همایش خود استفاده کنید. البته قوانینی در استفاده از این افراد در تبلیغات داریم که حتما باید آن را مطالعه و به آن تمکین کنید.
۱۴-تعیین کنداکتور و برنامه همایش
برای دقیقه به دقیقه همایش برنامه‌ریزی کنید و این برنامه را با مجری و سخنرانان در میان بگذارید و با مشورت به قدری چکش‌کاری‌اش کنید که به یک برنامه عالی و مورد تایید همه تبدیل شود. همچنین پسندیده است که چند روز قبل از همایش این برنامه را در اختیار شرکت‌کنندگان قرار دهید.
سعی کنید به ازای هر ۲ ساعت برنامه حدود ۱۵ تا ۲۰ دقیقه استراحت در نظر بگیرید، زیرا نشستن بیشتر از ۲ ساعت مداوم هم مهمانانتان را کلافه می‌کند و هم بازدهی علمی همایش را کاهش می‌دهد.
۱۵-هزینه‌های همایش را برنامه‌ریزی کنید
هزینه‌های ریز و درشت همایش را باید محاسبه کنید. از اجاره سالن برگزاری همایش گرفته تا انواع هزینه‌های تبلیغاتی، پک پذیرایی همایش، حق‌الزحمه سخنرانان همایش، حقوق و مزایای تیم برگزارکننده، هدایای برگزیدگان و یا کل شرکت‌کنندگان و … از هزینه‌های مهم یک همایش هستند. از این مدل هزینه‌ها گرفته تا خرج‌های کوچک همچون پول اسنپ حمل و نقل اعضای همایش باید محاسبه شود. برای همین در برنامه‌ریزی همایش دقت کنید که در کنار هر فعالیتی، ستونی قرار دهید و هزینه‌های آن را در بدبینانه‌ترین حالت حساب کنید زیرا هرچقدرم دقیق باشید هرینه‌های ریزی در نهایت به وجود می‌آید که از زیر دستتان در رفته و محاسبه نکردید.
۱۶-برنامه‌ریزی مسئولیت هرکس در همایش
هیئتی کار نکنید! یک جلسه بسیار مفصل با تمامی اعضای برگزاری همایش برگزار کنید و موبه‌مو وظیفه هرکس در چه زمان و مکانی را مشخص کنید. همچنین توصیه اکید می‌کنیم چند روز قبل از همایش در قالب مانوری به صورت عملی همایش را شبیه‌سازی و اجرا کنید تا هماهنگی افراد بیشتر شود و نواقص کار دربیاید.
۱۷-استفاده از تیم پشتیبان برای محکم‌کاری
جدا از اعضای اصلی برگزارکننده همایش از یک تیم پشتیبان برای چک کردن طبق برنامه جلو رفتن همایش و نظارت بر اعضا انجام دهید. همچنین این تیم باید پاسخگو شرکت‌کنندگان باشد و آن‌ها را راهنمایی کند.
۱۸-تهیه یادگاری و هدایای همایش
اگر قرار است در همایش به کسی هدیه دهید، آن را با استفاده از طوفان فکری مشخص کنید و سعی کنید لوگو و طرح همایش و نشانی از خودتان را روی هدایا حک کنید. همچنین توصیه می‌کنیم به همه شرکت‌کنندگان یک یادگاری هرچند کوچک (حتی یک خودکار با لوگو خودتان) بدهید. این کار به برندینگ و بازاریابی و تبلیغات شما کمک شایانی می‌کند.
۱۹-استفاده از سیستم پیامکی و ایمیلی
یادآوری برگزاری همایش را در یک هفته مانده به شروع همایش، سه روز مانده، یک روز مانده و یک ساعت مانده به همایش انجام دهید؛ از این طریق برنامه همایش را در اختیار شرکت‌کنندگان قرار دهید و هدایای دیجیتال رویداد را در اختیارشان قرار دهید. همچنین می‌توانید فرم نظرسنجی و انتقادات و پیشنهادهای همایش را از این طریق دریافت نمایید.
۲۰-طراحی نظرسنجی انتهای همایش
بهبود و رقابت و بهتر شدن باید در تک تک سلول‌های سازمان و برگزارکنندگان همایش باشد. با طراحی پرسشنامه که بهتر است سوالات ۵گزینه‌ای که از گزینه خیلی ضعیف تا عالی را دارد، تک به تک فاکتورهای همایش خود را در معرض سنجش شرکت‌کنندگان قرار دهید و در قسمت توضیحات بخواهید که به صورت کتبی نظر خود را بنویسند.
۲۱-آماده کردن تجهیزات برگزاری رویداد
قبل از همایش باید اقدام به خرید و یا اجاره انواع تجهیزات رویداد از قبیل میکروفون، بی‌سیم، نورپردازی، تجهیزات صدا، استند پیشخوان ثبت نام و درج اطلاعات و … کنید.
۲۲-ایجاد تمهیدات امنیتی
از چندین محافظ برای برقراری امنیت رویداد خود استفاده کنید، همچنین اگر همایش شما مهمانان خیلی خاص دارد، حتما پلیس و مقامات امینیتی را از چندین هفته قبل در جریان برگزاری رویداد خود قرار دهید و تمام همکاری لازم را برای برگزاری امن مراسم در نظر بگیرید. همچنین برای همایش‌هایی که مهمانان خاص دارد استفاده از انواع سنسورها و گیت‌های ورودی پیشرفته که فلز و … را تشخیص می‌دهد، ضروری است.
ممنون از این که تا پایان این مطلب همراه ما بودید، اگر احساس می‌کنید کار مهمی را جا انداختیم، حتما در قسمت نظرات همین مطلب با ما در میان بگذارید.
