اصول برگزاری همایش چیست؟

برگزاری یک همایش، بدون تعارف کار پیچیده‌ای است. حالا این همایش می‌تواند یک همایش محلی باشد و یا عنوان بین‌المللی را همراه خود به یدک بکشد. در این مطلب قصد دارید شما را با اصول برگزاری یک همایش استاندارد و عالی آشنا کنیم، پس همراه ما باشید و از قسمت های مختلف این مطلب نکته‌برداری کنید.

برنامه‌ریزی برای انجام همایش

اولین و اصولی‌ترین کاری که برای اجرای همایش باید انجام داد، برنامه‌ریزی کردن در مورد آن است. در برنامه‌ریزی همایش به نکات زیر توجه کنید:

• هرگز این کار را به تنهایی انجام ندهید! همایش ابعاد مختلفی دارد و ما به تنهایی ممکن است خیلی از جنبه‌های آن را نادیده بگیریم و یا برآورد اشتباهی از آن داشته باشیم.
• از فردی که تجربه حداقل یک بار برگزاری همایش مدنظر شما را دارد، در جلسه برنامه‌ریزی دعوت کنید؛ چرا که شما هرچقدر هم سنجیده و دقیق برنامه‌ریزی کنید به پای کسی که تجربه برگزاری را دارد نمی‌رسید و او در هنگام اجرا به چالش‌هایی خورده، که روی کاغذ و قبل از اجرا اثری از آن‌ها نیست.
• مهم‌ترین فاکتورهای جلسه برنامه‌ریزی زمان و هزینه است. سعی کنید در زمانی بهینه و با هزینه حداقلی، همایش باکیفیتی را برگزار کنید.
• هرگز، هرگز و هرگز در این جلسات ایده‌ها و نظرات کسی را مورد تمسخر و یا عصبانیت خود قرار ندهید. اجازه بدهید، تمام افراد احساس امنیت کنند و تمام ایده‌های خود را بگویند. بارها پیش آمده که از بین این ایده‌ها، خروجی متفاوت و خارق‌العاده‌ای در همایش دیده شد.
• سعی کنید هم در زمان و هم هزینه، جایی برای نفس کشیدن باقی بگذارید، چرا با به وجود آمدن اتفاقات پیشبینی‌نشده ممکن است در برنامه تاخیر رخ دهد و هزینه بیشتر از برآورد شما شود. برای همین هیچوقت صد در صد زمان و هزینه خود را بر روی کاغذ صرف نکنید.

اجاره مکان برگزاری همایش

یکی از اصول برگزاری همایش، اجاره مکان مورد نظر و یا هماهنگی مکانی برای برگزاری همایش است. در اجاره مکان برگزاری همایش به نکات زیر توجه نمایید:

• جای پارک مسئله خیلی مهمی برای شرکت‌کنندگان است؛ سعی کنید مکانی را رزرو کنید که جای پارک فراوان داشته باشد، تا مهمانان بتوانند با آرامش کامل حضور پیدا کنند.
• مکان برگزاری همایش بهتر است داخل طرح ترافیک نباشد. اگر در روزهای غیرتعطیل همایش خود را برگزار می‌کنید، ترجیح شما بر این باشد که مکان برگزاری داخل طرح نباشد، تا همه بتوانند با ماشین خود حضور داشته باشند.
• حواستان به افرادی که خودرو ندارند هم باشد! سعی کنید مکان همایش در نزدیکی ایستگاه‌های مترو و اتوبوس شهری باشد.
• سیستم تهویه و سرمایش در فصل گرم و گرمایش در فصل سرد مناسبی داشته باشد. در این زمینه هیچ بقالی نمی‌گوید که ماست من ترش است! برای همین به داخل تالار برگزاری بروید و بخواهید سیستم‌ها را روشن کنند و از کیفیت بالای آن خود را خاطرجمع کنید.
• تعداد نفرات شرکت‌کننده در همایشتان را برآورد کنید و با توجه به آن مکان مناسبی را انتخاب کنید. به گونه‌ای سالن را انتخاب کنید تا کسی ایستاده نماند و همچنین به گونه‌ای خالی نباشد که چشم را آزار دهد.
• دقت کنید سالن به حد کافی دارای پریز برق برای شرکت‌کنندگان باشد تا بتوانند شارژر لپتاپ و یا حتی گوشی خود را به آن وصل کنند.
• پیگیر مکانی برای استراحت در سالن همایش باشید؛ چون تیم برگزارکننده و همچنین مهمانان ویژه (VIP) نیازمند مکانی مخصوص برای استراحت هستند.
• در مورد امکانات سالن برای پذیرایی از مهمانان تحقیق کنید، مهمانان باید در مکانی به غیر از سالن بتوانند در کمال احترام پذیرایی شوند.
• سرویس‌های بهداشتی مکان برگزاری همایش را مورد ارزیابی قرار دهید و از سلامت و بهداشت و تعداد کافی آن مطمئن شوید.
• نور و صدای تالار را زیر ذره‌بین خود قرار دهید. در بسیاری از سالن‌های همایش صدا به نفراتی که در صندلی‌های انتهایی نشستند، نمی‌رسد و همچنین نورپردازی ضعیف برخی از سالن‌ها، می‌تواند مهمانان را آزرده خاطر کند.

پیدا کردن راه‌های تبلیغاتی همایش

صدای شما باید به علاقه‌مندان به موضوع همایشتان برسد. حالا باید ببنید چگونه می‌توانید این کار را انجام دهید. توجه به نکات زیر، بسیار در این زمینه راهگشا است:

• هیچ چیز به اندازه تبلیغات دهان به دهان برای مخاطب شما قابل اعتماد نیست. برای همین به عنوان اولین استراتژی تبلیغاتی، از اینفلوئنسرهای و افراد تاثیرگذار حوزه کاری بخواهید تا دوستان، آشنایان و فاورهای خود را دعوت به شرکت در همایش کنند.
• از سخنرانان همایشتان بخواهید خود را در همایش برای آشنایان و دوستان خود تبلیغ کنند. این گونه با یک تیر دو نشان زدند، هم شما به مخاطب مورد نیاز خود می‌رسید و هم سخنرانان پرستیژ بالایی در بین دوستان و آشنایان خود پیدا می‌کنند.
• ببینید مخاطبانتان کجا هستند؟ بیشتر ایمیل چک می‌کنند؟ اوقات بیشتری را در اینستاگرام می‌گذرانند و یا لینکدین شبکه اجتماعی اول آن‌هاست! شاید یک برد ساده در لابی یک مرکز آموزشی و یا تجاری مکان مورد نیاز باشد! با توجه به مخاطبان خود، کانال بازاریابی و روش تبلیغات را کشف کنید و بیشترین هزینه را برای تبلیغات از آن کانال خاص اقدام کنید.

پذیرایی همایش

پذیرایی همایش یک از اصول برگزاری همایش است. شما باید تصمیم بگیرید که می‌خواهید به مهمانان خود ناهار/شام بدهید و یا خیر! ولی پذیرایی میان وعده ضروری است و باید انجام گیرد. در مورد پذیرایی غذا مثل و ناهار و شام به این نکته توجه کنید که اگر غذا بدهید بسیار بیشتر مورد استقبال قرار می‌گیرید، ولی دردسرهای خاص خودش را دارد. در مورد پذیرایی همایش به نکات زیر توجه کنید:

• تهیه پذیرایی همایش یک کار تخصصی است و به شما توصیه می‌کنیم با برون‌سپاری آن دیگر دردسر تهیه پذیرایی با کیفیت را نکشید. شرکت مهمانو بهترین شرکتی است که با بیش از ۶ سال سابقه می‌تواند در این زمینه صفر تا صد تهیه اقلام پذیرایی شما را انجام دهید.
• دست از پذیرایی‌های کلیشه‌ای که هیچ جذابیتی برای مهمنان ندارد بکشید و پذیرایی‌های جذاب ارائه دهید. مثلا شربت تک نفره تخم شربتی یک آیتم بسیار جذاب است که هم می‌توانید از مهمانو آن را تهیه کنید و هم خودتان می‌توانید برای تهیه آن آستین‌هایتان را بالا بزنید.
• در برنامه‌ریزی همایش حتما زمان استراحت “حداقل سی دقیقه‌ای” برای پذیرایی همایش لحاظ کنید. چون پذیرایی همایش طول می‌کشد و اگر درست زمان تخصیص ندهید، در مدیریت همایش به مشکل می‌خورید.
• سعی کنید یک پک میوه و یا میوه خرد شده ، یک کیک و یا شیرینی و یک نوشیدنی قرار دهید.

سخنران و طراحی دعوتنامه برای سخنرانان همایش

سخنرانان همایش خود را باید مشخص کنید و از آن‌ها سخنرانی دعوت کنید. نکات زیر برای این کار می‌تواند راهگشا باشد:

• سعی کنید از چندین ماه پیش این کار را انجام دهید تا سخنرانان بتوانند به راحتی وقت خود را برای همایش خالی کنند.
• این حق هر سخنرانی است که بداند سایر سخنرانان همایش چه کسانی هستند؛ پس در دعوت‌نامه‌ای که برای سخنرانان می‌فرستید، حتما نام سایر سخنرانان را قید کنید.
• از سخنرانان بخواهید حداقل هفته قبل از همایش فایل ارائه خود را در اختیار شما قرار دهد.
• سعی کنید از سخنرانان رنگارنگ با دید‌های متفاوت در یک تخصصی بهره ببرید تا بتوانید همه طیف مخاطبان خود را راضی کنید.

امیدواریم با رعایت این اصول ساده یک همایش عالی برگزار کنید، اگر دنبال یک چک لیست کامل برای همایش هستید تا چیزی جا نماند روی چک لیست همایش بزنید.