مدیریت برگزاری همایش

برگزاری یک همایش ممکن است با اهداف مختلفی انجام شود، از همایش های تخصصی یا داخلی گرفته تا رویداد های بزرگ بین المللی. بصورت خلاصه مدیریت یک رویداد به تعداد شرکت کنندگان و همچنین بعد رسمیت آن بر می گردد. هر چه این دو متغیر بیشتر باشند رویداد از پیچیدگی بیشتری برخوردار است. برای ایجاد یک رویداد یا سمینار و یا کنفرانس با هر میزان پیچیدگی، ابتدا بایستی ارکان رویداد مشخص شوند. اولین موضوع در هر رویدادی شورای سیاست گذاری آن است؛ بنابراین در اولین قدم بایستی شورای سیاست گذاری آن رویداد مشخص گردد.

پس از مشخص شدن این دو باید وظایف تقسیم بندی شوند و متناسب با نوع همایش هر تیم مسئولیت اجرای یک قسمت را در دست می گیرد. از جمله معمول ترین ارکان اجرایی یک رویداد موفق می توان به تیم های مختلفی که در یک رویداد نقش ایفا می کنند شامل: تیم اجرایی، تیم تبلیغات، تیم هماهنگ کننده، تیم پذیرش، تیم تدارکات اشاره نمود. البته ممکن است بنا بر نوع رویداد تیم های دیگری به این موارد اضافه و یا کم شوند.

تقسیم بندی وظایف رویداد از مهم ترین مسئولیت های شورای سیاست گذاری یک رویداد است و هرچه این وظیفه به خوبی انجام پذیرند، همایش دارای سطح کیفیت بالاتری می باشد. پیشنهاد می گردد که برای تقسیم بندی از روش شاخه ای استفاده گردد و سوپروایزر هر شاخه در کارگروه اجرایی شرکت کند تا از به هم ریختگی ساختار جلوگیری گردد.

نکات مدیریت یک همایش

از نکات مهم رویداد سین همایش می باشد. سین در واقع مشخص کننده لیست برنامه های اجرایی در مدت زمان برگزاری رویداد می باشد. برای مشخص کردن سین رویداد باید پس از انجام وظایف و قبل از برگزاری رویداد، تیم ها در کارگروه مشخص شده جمع گردند و سپس  با مشارکت شورای سیاست گذاری رویداد اقدام به مشخص کردن آن نمایند.

پذیرایی همایش با مهمانو
پذیرایی همایش با مهمانو

پر واضح است که شرکت کنندگان در رویداد شامل دو دسته ی کلی مهمانان و افرادی که تمایل به شرکت در همایش دارند، می باشند. پس باید قبل از اجرای رویداد لیست مهمانان و کسانی که قصد شرکت دارند  مشخص می شود. این کار باعث می شود که برنامه ریزی برای این افراد به راحتی صورت گیرد.

نحوه ی برگزاری یک رویداد برای تیم اجرایی در روز همایش باید کاملا از قبل تعریف شده باشد. تیم اجرایی شروع به پذیرش مهمانان و افراد می کند و  پس از راهنمایی آنها به همایش و در اختیار دادن سین همایش به آنها، اقدام به برگزاری رویداد و یا کنفرانس می کنند.

در مطالب بعدی هریک از این کارگروه ها را بیشتر توضیف خواهیم نمود.

جهت مشاهده پک های پذیرایی آماده روی لینک های زیر کلیک کنید:

پک صبحانه ۱

بسته پذیرایی میان وعده ۵

بسته پذیرایی اقتصادی ۴

پک پذیرایی ترحیم ۴

جهت سفارش و مشاوره بسته پذیرایی می توانید با شماره تلفن های ۸۸۶۱۲۶۱۳-۸۸۶۱۰۶۴۹-۰۹۱۹۸۲۸۵۷۶۸ تماس حاصل نمایید.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *