نکات کلیدی برای برگزاری موفق یک همایش بخش اول- طرح رویداد (پلن رویداد)

هرچقدر که در برگزاری یک رویداد همچون همایش، دوره آموزشی، سمینار و غیره تجربه داشته باشید، بازهم ممکن است در اجرای آن با چالش هایی مواجه شوید، بنابراین هیچگاه نمی توان از اجرای صحیح برنامه های یک رویداد اطمینان کامل حاصل نمود. در این بین راهکارهایی برای تضمین نسبی اجرای فعالیت ها همانند آنچه پیشتر برنامه ریزی شده است وجود دارد که در اینجا به توضیح آن ها می پردازیم. در مطالب آینده نیز بر روی ابعاد دیگر برگزاری یک رویداد موفق متمرکز خواهیم شد؛ پس مطالب ما را همیشه دنبال نمائید.

برگزاری یک رویداد همواره مقدماتی را می طلبد که ازآن جمله می توان به تدوین یک طرح رویداد یا پلن رویداد اشاره کرد. پلن رویداد شاکله اصلی رویداد را طراحی می نماید. در بعضی سازمان ها طرح رویداد یا پروپزال برگزاری یک رویداد از مقدمات اصلی طرح مساله برگزاری رویداد قلمداد می شود.

حتی اگر در برگزاری رویدادهای خود با سازمان های دولتی یا خصوصی نیز طرف نباشید، بازهم سعی کنید تا طرح رویدادی کامل برای خود تدوین کنید. این کار سبب نظم دهی و برنامه ریزی دقیق یک رویداد خواهد شد. قبل از هرگونه برنامه ریزی باید این را در نظر داشت که هدف از این رویداد، نوع و ماهیت آن چیست. رویداد میتواند متناسب با موضوع یا شکل برگزاری آن بنیادی، کاربردی و یا توسعه ای باشد. از نظر شکل برگزاری نیز میتواند بصورت سمینار، همایش، کنگره و غیره یا انواع مراسمات مذهبی یا آئینی طراحی گردد که هریک الزامات خاصی را می طلبند.

در طرح رویداد، اعتبارات لازم، و مواردی که تامین مالی از طریق آن ها صورت می گیرد و همچنین موسسات تامین کننده تجهیزات و مواد لازم باید پیش بینی شوند. تاریخ و زمان برگزاری رویداد، سوابق و نتایج حاصل از رویدادهای پیشین یا موارد مشابه یا مرتبط، اهداف و کاربردهای آن، عنوان، حوزه فعالیت های و اعضای آن و نام و مسئول دبیر برگزاری (درصورت نوع کنفرانس، همایش یا موارد مشابه)  باید از طریق رسانه ها و اعلان های تبلیغاتی به اطلاع علاقمندان و شرکت کنندگان در رویداد برسد.

پیش از برگزاری و یا هنگام برگزاری نیز می توان بستری فراهم نمود تا علاقمندان و مشتاقان و صاحب نظران نظرات و پیشنهادات خود در راستای برگزاری هرچه بهتر این رویداد از طریق سازوکارهای خاصی به اطلاع مسئولین برگزاری برسانند.

بهتر است جدول زمانی و زمانبندی اجرایی طرح قبلا تنظیم شده و در اختیار شرکت کنندگان قرار بگیرد.

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *