مدیریت برگزاری همایش

برگزاری یک همایش ممکن است با اهداف مختلفی انجام شود، از همایش های تخصصی یا داخلی گرفته تا همایش های بزرگ بین المللی. بصورت خلاصه مدیریت یک همایش به تعداد شرکت کنندگان و همچنین بعد رسمیت آن بر می گردد. هر چه این دو متغیر بیشتر باشند همایش از پیچیدگی بیشتری برخوردار است. برای ایجاد یک همایش یا سمینار و یا کنفرانس با هر میزان پیچیدگی، ابتدا بایستی ارکان همایش مشخص شوند. اولین موضوع در هر رویدادی شورای سیاست گذاری آن است؛ بنابراین در اولین قدم بایستی شورای سیاست گذاری آن همایش مشخص گردد. پس از مشخص شدن این دو باید وظایف تقسیم بندی شوند و متناسب با نوع همایش هر تیم مسئولیت اجرای یک قسمت را در دست می گیرد. از جمله معمول ترین ارکان اجرایی یک همایش موفق می توان به تیم های مختلفی که در یک همایش نقش ایفا می کنند شامل: تیم اجرایی، تیم تبلیغات، تیم هماهنگ کننده، تیم پذیرش، تیم تدارکات اشاره نمود. البته ممکن است بنا بر نوع همایش تیم های دیگری به این موارد اضافه و یا کم شوند. تقسیم بندی وظایف همایش از مهم ترین مسئولیت های شورای سیاست گذاری یک همایش است و هرچه این وظیفه به خوبی انجام پذیرند، همایش دارای سطح کیفیت بالاتری می باشد. پیشنهاد می گردد که برای تقسیم بندی از روش شاخه ای استفاده گردد و سوپروایزر هر شاخه در کارگروه اجرایی شرکت کند تا از به هم ریختگی ساختارجلوگیری گردد.

از نکات مهم همایش سین همایش می باشد. سین در واقع مشخص کننده لیست برنامه های اجرایی در مدت زمان برگزاری همایش می باشد. برای مشخص کردن سین همایش باید پس از انجام وظایف و قبل از برگزاری همایش ، تیم ها در کارگروه مشخص شده جمع گردند و سپس  با مشارکت شورای سیاست گذاری همایش اقدام به مشخص کردن آن نمایند.

پر واضح است که شرکت کنندگان در همایش شامل دو دسته ی کلی مهمانان و افرادی که تمایل به شرکت در همایش دارند، می باشند. پس باید قبل از اجرای همایش لیست مهمانان و کسانی که قصد شرکت دارند  مشخص می شود. این کار باعث می شود که برنامه ریزی برای این افراد به راحتی صورت گیرد.

نحوه ی برگزاری یک همایش برای تیم اجرایی در روز همایش باید کاملا از قبل تعریف شده باشد. تیم اجرایی شروع به پذیرش مهمانان و افراد می کند و  پس از راهنمایی آنها به همایش و در اختیار دادن سین همایش به آنها، اقدام به برگزاری همایش و یا کنفرانس می کنند.

در مطالب بعدی هریک از این کارگروه ها را بیشتر توضیف خواهیم نمود.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *