مراحل برگزاری رویداد چیست؟

اگر تعارف را کنار بگذاریم، برگزاری موفق یک رویداد کاری بسیار سخت برای مخاطبان سخت‌پسند ایرانی است. اگر از به طور مثال ۱۰۰ کاری که باید برای برگزاری رویداد انجام دهید، ۹۹ تای آن موفق باشد، همه روی آن یک مورد ناموفق تاکید می‌کنند. برای همین آشنایی با تک‌تک مراحل برگزاری یک رویداد برای سنجش میزان موفقیت آن  برنامه‌ریزی بسیار مهم است. در این مطلب همراه ما باشید تا بتوانید یک رویداد کم‌نقص و یا حتی بی‌نقص برگزار کنید.

مراحل برگزاری رویداد به این شرح است:

تعیین هدف برگزاری رویداد و مخاطبان آن

باید به طور کاملا واضح و بدون تعارف و به صورت مکتوب بگویید چه هدف و یا اهداف اصلی برای برگزاری یک رویداد دارید. می‌خواهید فروشتان را بیشتر کنید؟ قصد آگاهی از برندتان را دارید؟ و یا برای موفقیت یک جمع تلاش می‌کنید؟ این‌‍ها باید مشخص شود، زیرا شاکله اصلی بسیاری از مراحل دیگر را جواب به این سوال مشخص می‌کند.
پس از تعیین هدف برگزاری رویداد مورد نظرتان، احتمالا باید به این سوال پاسخ دهید که چه کسانی مخاطب رویدادتان هستند. پاسخ به این سوال در بخش‌های بعدی به خصوص قسمت تبلیغات رویداد اهمیت بالایی دارد. چه کسانی از موضوع مورد نظر شما خوششان می‌آید؟ اگر رویدادتان رایگان نیست، چه افرادی حاضر هستند برای شرکت در رویدادتان هزینه کنند؟ این‌ها سوال‌هایی هستند که باید به طور کامل و واضح به آن پاسخ دهید.

برای رویدادتان برنامه‌ریزی کنید

پس از مشخص شدن اهداف و مخاطبان رویدادتان، حالا وقت برنامه‌ریزی و چیدن ستون فقرات رویدادتان است.
تعیین تاریخ و زمان برگزاری

برای تعیین تاریخ و زمان برگزاری به نکات زیر توجه کنید:

• ببینید مخاطبان رویداد شما در چه زمان‌هایی وقت خالی دارند؛ برای رسیدن به این جواب می‌توانید یک نظرسنجی سایر اینستاگرامی در استوری بگذارید.
• توجه کنید که تاریخ برگزاری روی تاریخ برگزاری رویداد مشابه دیگر با مخاطبان هدف شما نباشد.
• نگاهی به تقویم بیاندازید تا در ایام خاص سال این رویداد را برگزار نکرده باشید.

انتخاب مکان برگزاری

با توجه به تعداد مهمانان، جای پارک، تهویه مناسب، قیمت مناسب، نظر سایران، داخل طرح ترافیک نبودن، کیفیت اینترنت، نزدیکی به ایستگاه‌های حمل‌ونقل عمومی و … یک مکان مناسبی را برای رویدادتان در نظر بگیرید.

برنامه دقیق رویداد

برنامه دقیق رویداد را مشخص کنید. هر سخنران چه چیزی را در چه زمانی ارائه می‌دهد؟ استراحت‌های وسط رویداد در چه زمان‌هایی است؟ رویداد چه زمانی شروع و پایان می‌یابد؟ همه و همه باید پاسخ‌های طبق برنامه داشته باشند.

مدیریت هزینه

تمام هزینه‌های شامل اجاره مکان، هزینه دعوت از سخنرانان، هزینه ایاب و ذهاب، هزینه پذیرایی، هزینه هدایای رویداد، هزینه جوایز رویداد و … را به طور دقیق برآورد کنید و ۱۰ تا ۲۰ درصد هم به آن به عنوان هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده اضافه کنید.

دریافت مجوز

اگر رویدادتان نیاز به مجوز دارد بدون فوت وقت آن را دریافت کنید. اصلا دریافت مجوز را به روزهای نزدیک برگزاری رویداد موکول نکنید، زیرا فرایندهای دولتی در بسیاری از موارد خیلی بیشتر از تخمین شما ممکن است طول بکشند.

تبلیغات و بازاریابی رویداد

بعد از مشخص شدن مخاطبانتان، نکات زیر در تبلیغات و بازاریابی رویداد ضروری است:

• ببینید با توجه مخاطبانتان کدام کانال بازاریابی بهتر است؟ شبکه‌های اجتماعی؟ ایمیل؟ پیامک؟
• استراتژی بازاریابی و تبلیغات شما چیست؟ این را باید به طور کامل مشخص کنید.
• تبلیغات را زمان‌بندی کنید و این زمان‌بندی به گونه‌ای باشد که به طور موثر صدایتان به گوش مخاطبانتان برسد.
• تمام پارامترها را به خوبی اندازه بگیرید و سعی کنید به مرور بهتر و بهینه‌تر تبلیغات کنید.

اجرای رویداد

اصلی‌ترین مرحله برگزاری رویداد آنجایی است که باید بدون کم و کاستی هر چیزی که روی کاغذ آوردید (و یا حتی نیاوردید) عملی شود. توجه به نکات زیر شما را در اجرای هرچه بهتر رویداد کمک می‌کند:

• انواع تجهیزات صوتی و تصویر مورد نیاز رویداد را تهیه کنید و در مکان رویداد قرار دهید.
• برای پذیرایی رویداد به سایت مهمانو مراجعه کنید و در بالاترین کیفیت پذیرایی خود را تهیه کنید.
• انواع شربت ایرانی را در پذیرایی‌های خود قرار دهید.
• توصیه می‌کنیم از میوه خردشده در پذیرایی رویداد استفاده کنید.
• پک همایش و رویداد خود را متنوع بچینید.
• برای اتفاقات اضطراری برنامه‌ریزی و مدیریت داشته باشید.
• یک نفر را مسئول جلو رفتن برنامه طبق کنداکتور بکنید.
• پیوسته با شرکت‌کنندگان رویداد در ارتباط باشید تا بتوانید مشکلشان را رفع کنید.

ارزیابی و بازخورد رویداد

پس از برگزاری هر رویدادی باید آن را مورد بازخورد و ارزیابی قرار دهید تا مشکلاتش را برای رویدادهای بعدی برطرف کنید. برای ارزیابی و بازخورد، توجه به نکات زیر ضروری است:

• فرمی تهیه کنید و نظرات و پیشنهادها و انتقادات شرکت‌کنندگان را جمع‌آوری کنید و با ابزارها و روش‌های دقیق آماری آن‌ها را مورد تحلیل قرار دهید.
• پس از تحلیل لیستی تهیه کنید و در آن بنویسید برای بهبود رضایت شرکت‌کنندگان چه برنامه‌های برای رویدادهای آتی خواهید داشت.
• برنامه‌ای را شامل تخفیف، هدیه و … برای دلجویی از شرکت‌کنندگانی که آزرده شدند در نظر بگیرید.

مانیتورینگ رویداد

تمام پارامترهای رویداد باید مورد رصد و ارزیابی قرار دهید. توجه به نکات زیر در این باره می‌تواند راهگشا باشد:

• برای هرکس که در اجرای این رویداد وظایفی دارد پارامترهایی در نظر بگیرید و با رصد آن پارامترها آن فرد را مورد ارزیابی قرار دهید. برای مثال کسی که مسئولیت پذیرایی از شرکت‌کنندگان را دارد باید به تمام شرکت‌کنندگان خدمات پذیرایی یکسانی ارائه دهد و در زمان‌های استراحت، آن‌ها را برای پذیرایی راهنمایی کند.
• صوت، تصویر، دمای هوا و سایر نکات فنی باید به صورت عددی مثلا هر ۲۰ دقیقه یکبار اندازه‌گیری و ثبت شود. اگر این اعداد نمره قبولی را نگیرند، در دور بعدی از رویدادتان مکان برگزاری را عوض کنید.
• بررسی کنید که رویداد تا چه میزان طبق برنامه‌ریزی‌هایی که داشتید جلو رفت و مدیریت زمان چگونه بود. حتما زمان‌های تاخیر هر برنامه را یادداشت کنید و در صورت بالا بودن این عدد از مسئول کنداکتور رویداد پاسخ قانع‌کننده مطالبه کنید.
• پس از رویداد یک جلسه با تمام عوامل برگزاری رویداد برگزار کنید و به تمام دلایل کمی و کاستی رویداد بپردازید و راجع به این موضوع صحبت کنید که چه کنید که در رویدادهای بعدی این موارد تکرار نشوند.

امیدواریم با استفاده از این نکات یک رویداد عالی و بدون نقص برگزار کنید.